Boleh saya bertanya, siapa sajakah dari Anda yang sedang merasa kelimpungan dengan pekerjaan yang tidak ada habisnya? Saya yakin, banyak ya. Pertanyaan saya, selanjutnya seberapa Anda telah mendelegasikan pekerjaan tersebut kepada anggota tim? Bisa jadi, pekerjaan Anda terlihat banyak dan seperti tidak ada habisnya, karena Anda belum melakukan delegasi secara tepat kepada anggota tim Anda.
Eli Broad, seorang CEO yang kedua perusahaannya masuk dalam Fortune 500 Company, dalam bukunya The Art of being Unreasonable mengatakan ketidakmampuan seseorang dalam melakukan delegasi merupakan masalah utama yang ia lihat di semua level managerial.
Survey dari Thomas Gail menunjukkan setidaknya 85% manager merasa kurang mampu dalam melakukan delegasi karena banyak alasan. Padahal, benefit dari skill yang satu ini tidak main-main. Studi dari Gallup menunjukkan, saat seorang Leader mampu melakukan delegasi dengan tepat, akan menghasilkan 33% revenue lebih banyak dan juga membuka banyak pekerjaan.
Studi lain menunjukkan jika seorang Leader, mampu melakukan delegasi terhadap 10% saja beban kerjanya, maka akan meningkatkan pertumbuhan bisnis sebesar 20%. Bayangkan jika memang seluruh tugas yang bisa didelegasikan, dapat ia delegasikan. Maka pertumbuhannya bisa jadi lebih besar dari 20%.
Delegasi ini termasuk salah satu kemampuan yang paling sulit diasah untuk seorang Leader. Anda dipilih menjadi seorang Leader, salah satunya karena Anda mampu mengeksekusi tugas, yang bisa jadi orang lain tidak bisa. Namun, ketika Anda telah menjadi seorang Leader, Anda dituntut mampu menyelesaikannya bersama dengan tim. Anda tidak hanya dituntut mengeksekusi tugas tetapi juga membagi dan mendelagasikan tugas. Nah, sebelum saya memberikan tips dalam melakukan delegasi yang sehat, saya akan membahas terlebih dahulu: sebenarnya apa saja si hambatan yang sering ditemui saat melakukan delegasi.
Pertama, Sering tidak adanya kejelasan dan batasan saat memberikan delegasi. Kenapa tadi saya bilang delegasi yang sehat? Karena pendelegasian ini sifatnya dua arah. Anda pun perlu memastikan kesediaan dan pemahaman anggota tim terhadap tanggung jawab yang diberikan. Seringkali, Leader berpikir saat tugas sudah diberikan, itulah delegasi. Itu namanya delegasi yang tidak sehat. Sejatinya, lebih dari sekedar memberikan tugasnya semata. Namun juga memberikan tanggung jawab dan otoritas kepada yang bersangkutan, agar apa? Agar dapat mencapai hasil yang diharapkan. Level otoritasnya pun perlu Anda perjelas. Sehingga tim Anda tahu sejauh mana power yang dia miliki. Kemudian, Anda perlu menginformasikan kepada stakeholder terkait bahwa tugas tersebut telah Anda delegasikan. Jadi perlu memperhatikan; tugas yang diberikan, batasan tanggung jawab, level otoritas, menginformasikan kepada pihak terkait.
Kedua, merasa tidak enak saat mendelegasikan ke tim. Oke kita tahu tugas mereka sudah banyak, dengan adanya tugas baru dari Anda tentu akan menambah beban kerja mereka. Akhirnya Anda punya perasaan bersalah. Anda pun kemudian mengusulkan kenaikan gaji bagi tim Anda karena didasarai rasa bersalah tadi. Memperhatikan kesejahteraan tim memang menjadi tugas Anda, tapi jika dilandasi dengan perasaan bersalah beda ceritanya. Jika terus menerus seperti ini, tentu tidak baik dalam jangka panjang. Atau Anda kemudian tidak mendelegasikan tugas karena merasa tidak enak dengan anggota tim Anda. Niatnya Anda mau melindungi tim Anda, namun mereka malah akan kehilangan kesempatan untuk bertumbuh, mereka merasa tidak dipercaya, dampaknya moral dan engagement mereka bisa jadi akan turun. Maka, Anda perlu mencari win-win solution atas kondisi ini.
Ketiga, Anda takut hasilnya tidak sebagus yang diharapkan. Itu artinya, Anda kurang mempercayai tim Anda. Apa yang membuat Anda kurang percaya? Anda harus menemukan jawabannya. Apabila memang secara kompetensi, masih belum mumpuni, dampingi anggota tim Anda, lakukan mentoring secara berkala. Apabila Anda mengharapkan hasil yang sempurna, maka mindset Anda yang perlu diubah. Kemudinya sudah bukan lagi di Anda, bayangkan seseorang baru belajar berkendara. Bisa sampai ditujuan tanpa kecelakaan saja sudah alhamdulillah. Tidak harus sempurna atau sesuai dengan cara Anda.
Ketiga hambatan tadi seringkali membuat Anda ragu saat melakukan pendelegasian. Sekarang, cara Anda memandang pendelegasian yang perlu diubah. Memberikan delegasi bukan melimpahkan tugas semata, namun juga memberikan otoritas, tanggungjawab, serta memerlukan pendampingan agar yang bersangkutan termotivasi dan merasa di dukung. Dengan demikian, delegasi ini dapat dilihat sebagai sebuah sarana untuk meningkatkan kompetensi anggota tim. Berikut langkah-langkah besar yang perlu Anda persiapkan saat ingin melakukan delegasi.
Pertama, Persiapkan . Anda dapat memulai dengan membuat daftar tugas yang akan didelegasikan. Mana tugas yang memang dapat didelegasikan dan mana yang dapat Anda kerjakan sendiri. Kemudian tentukan siapa orang yang tepat dalam mengerjakan penugasan tersebut. Pada tahapan ini, Anda mungkin memiliki pertimbangan dalam mengalokasikan SDM. Sebisa mungkin prosesnya transparan dan disesuaikan dengan kekuatan setiap orang
Kedua, Sampaikan Delegasi dengan Jelas. Pada prinsipnya, tidak ada orang yang ingin diperintah, tapi hampir semua orang ingin memberi bantuan. Maka, bawalah pendelegasian sebagai permintaan bantuan. Jelaskan terlebih dahulu kendala yang Anda hadapi, atau alasan Anda memberikan penugasan tersebut sehingga membutuhkan bantuan yang bersangkutan untuk melaksanakan. Jelaskan juga yang menjadi goals, tanggung jawab dan otoritasnya. Tanya-jawab menjadi sangat krusial dalam tahapan ini. Dengan begitu, Anda dapat memastikan pemahamannya. Tutup dengan apresiasi dan harapan Anda terhadap anggota tim
Ketiga, Dampingi prosesnya. Nah disini, tepatnya peran besar Anda sebagai seorang Leader. Saat tanggung jawab telah diberikan, pastikan Anda tetap memantau progresnya dan menawarkan bantuan jika memang dibutuhkan. Be mindful atas setiap tindakan Anda, rasakan betul jika diri Anda mulai memegang kendalinya. Ini merupakan fase yang paling menantang. Karena willingness Anda untuk melonggarkan kendali sedang diuji. Jika Anda terlalu kencang memegang kendalinya, maka dia tidak akan belajar apapun. Namun jika Anda melepaskan, maka dia akan terseok-terseok dan tidak lagi mempercayai Anda.
Menjadi seorang leader bukan hanya harus menyelesaikan pekerjaan yang diamanahkan ke kita. Namun, bagaimana Anda dapat melibatkan orang lain untuk mencapai tujuan. Pendelegasian mungkin memakan waktu yang bisa jadi lebih lama dibandingkan Anda mengerjakan sendiri karena ada cost yang harus dibayarkan untuk kegagalan yang mungkin terjadi. Dave Ramsey menekankan bahwa Pendelegasian membutuhkan kesediaan Anda sebagai seorang Leader untuk membayar kesalahan-kesalahan jangka pendek demi mencapai penguasaan kompetensi yang bersifat lebih jangka panjang.
Salam SuksesMulia
Jamil Azzaini
Inspirator SuksesMulia
