A Simple Message To Respect Others

Pagi ini saya melihat lagi salah satu staf mengirim email yang kurang enak dibaca. Memang ternyata betul ya, merekrut staf baru fresh graduate dari Universitas terbaik di Indonesia dengan nilai kelulusan hampir sempurna, ternyata belum jaminan juga.

Padahal dua hari yang lalu saya menerima keluhan yang mirip tapi terkait dengan kejadian pada suatu meeting. Jadi saya paksakan segera menulis email kepada team, agar ada sedikit masukan yang bisa kami cerna bersama. Semoga bermanfaat 🙂

—

A simple message to respect others..

Dear rekan-rekan Yth,

Sekedar masukan saja, mungkin sepertinya beberapa hal berikut ini sepele tapi bila Anda ingin tetap bisa bekerja lancar di atmosfir semacam Indosat dan korporasi nasional/multinasional, sepertinya ini masih applicable.

1. Bila Anda harus menghubungi seseorang atau dihubungi oleh seseorang yang belum anda kenal, perlakukanlah orang itu seperti Presiden RI. Lebay ya :0… Tapi jangan salah, menghormati jati diri siapapun adalah WAJIB.

Mendefinisikan derajat orang lain lebih rendah itu DOSA. Jangan lupa, di mata Allah swt tidak penting profesi atau jabatan (staf, direktur, manager, division head, janitor, driver), tapi yang sudah pasti adalah result dari semua effort yang Anda keluarkan ditentukan 100% olehNya. Jadi semua tindakan yang dilakukan dalam rangka menghasilkan result itu harus diridhoi bukan?

2. Tatacara menulis emailpun sama, jangan membedakannya hanya karena Anda mendefinisikan derajat atau kepangkatan. Semua penerima email adalah seseorang yang WAJIB Anda hormati. Maka tulislah kata-kata yang sopan.

Bila membutuhkan support jangan lupa untuk menggunakan kata “mohon bantuannya”, “mohon dukungannya”, “mohon kiranya dapat…”. Jangan lupa berterimakasih dan greeting yang sopan. Ingatlah, sekali Anda tulis tidak bisa dihapus bahkan bisa dijadikan bukti autentik. EMAIL adalah RESMI.

3. Bila Anda harus menjawab email, mohon tetap gunakan format teratur. “Dear Pak….. Terkait dengan masalah…. berikut saya coba jelaskan”. Buatlah orang yang membaca email jawaban itu bisa memahami topik yang dibahas. Bila Anda langsung menulis jawabannya, maka penerima yang lain harus scroll down untuk membaca email sebelumnya.

4. Bila Anda mengundang meeting, sangat penting bagi Anda untuk
a. Jangan terlambat. Kecuali memang tidak terhindarkan.
b. Memahami/menguasai materi yang akan dibahas. Bila perlu temui dulu PIC terkait dan minta waktu briefing. Lebih baik lagi bila Anda menyiapkan slide presentasi kemudian dipresentasikan dalam rapat.

Yang terbaik : Anda sudah siapkan action item list dan predicted timeframe nya. Bila peserta meeting ada pemegang jabatan yang lebih tinggi, bukan tidak mungkin mereka akan mem-prospek kompetensi Anda suatu hari. Bila Anda berhasil memimpin rapat, ini poin plus untuk Anda.
c. Mengedarkan daftar hadir dan memahami fungsi-fungsi apa saja yang terwakili oleh yang hadir pada saat meeting.
d. Menghargai setiap orang yang sedang berbicara di dalam meeting, berikan perhatian penuh. Atau anda akan kehilangan poin-poin penting yang harus tertulis dalam risalah rapat.
e. Mengatur giliran bicara setiap peserta rapat.
f. Tidak mengeluarkan komentar-komentar yang tidak produktif seperti mencela atau mengejek. Ini meeting kantor, bukan warung kopi. Tunjukkan bahwa Anda kompeten dan profesional.
g. Tidak memotong di tengah pada saat salah satu peserta rapat berbicara.
h. Menulis dan mendistribusikan risalah rapat. Hati-hati menuliskan nama, nama fungsi dan jabatan. Kesalahan pada dua hal ini menunjukkan Anda tidak menghargai audience yang hadir.

Semoga bermanfaat ya
TETAP SEMANGAT 🙂
Terimakasih

Salam,
Siti Elisa Santy