Pengadaan Bermartabat

Ari WijayaApakah anda pernah naik Bus Transjakarta ? Jika ya dan bahkan menjadi pelanggan setia, pernahkah membayangkan, pas berada di dalamnya, bus tersebut kebakaran ? Saya yakin, jawabannya tidak. Anda tidak mau terkena musibah seperti itu. Apalagi terjadi beberapa kali.

Bisa jadi kejadian tersebut disebabkan mutu bus yang tidak sesuai spesifikasi. Dan jika ditarik mundur, bisa jadi, ada kesalahan pada proses pengadaannya. Akibatnya, tidak saja merugikan masyarakat pengguna, tapi juga masyarakat pada umumnya. Tidak jarang, ahli pengadaannya pun dipanggil kejaksaan. Dipanggil KPK. Dipanggil Bereskrim. Pada akhirnya menjadi penghuni prodeo. Duh, betapa memalukan dan memilukan. Saya sangat yakin, setiap orang yang bekerja dan berkarya di bidang pengadaan tidak menginginkan hal itu.

Tidak heran, jika ada anggapan miring tentang fungsi procurement atau pengadaan atau pembelian. Tempat ‘basah’, korup, salah beli atau tidak sesuai speksifikasi, lama, dan birokratis. Gambaran fungsi dan dunia yang tidak bermartabat, merugikan dan juga memalukan.

Bagaimana proses pengadaan yang bermartabat ? Menurut hemat Saya, ada dua hal yang patut diperhatikan. Metoda pengadaannya dan ahli pengadaannya atau orangnya. Jika difokuskan lagi, perlu perhatian pada orangnya. Karena metoda pengadaan juga dihasilkan oleh olah pikir dari manusia.

Ada tiga resep jitu mengembangkan dan mencetak ahli pengadaan yang berkarakter mulia. Mempunyai integritas atau integrity. Melakukan Breakthrough atau terobosan. Menjadi expert atau ahlinya.

Integrity, jadi sifat dan sikap yang melekat

Masalah klasik adalah, kepentingan pribadi, Personal Interest yang dominan. Sehingga ‘mengatur’ pengadaan menjadi hal yang lumrah. Hadiah bagi ahli pengadaan juga dipersepsikan boleh. Toh hadiah tanda kasih sayang. Itu alasan yang sering didengar.

Bagaimana sebenarnya menyikapi hadiah dalam rantai proses pengadaan ? Contoh yang patut diketengahkan adalah pengalaman Ibnu Lutbiyah sebagai amil zakat. Suatu ketika, muzakki atau pembayar zakat memberikan zakatnya dan juga sebagian untuk diberikan kepada Ibnu Lutbiyah sebagai hadiah. Lutbiyah ragu dan berkonsultasi kepada Rasulullaah SAW. Nabi menjawab sederhana. Jika ibnu Lutbiyah hanya duduk-duduk saja di rumah, apakah hadiah itu datang kepadamu ? Tentu tidak, jawab Lutbiyah. Karena hadiah itu dikaitkan dengan tugasnya sebagai amil zakat.

Intinya, hadiah yang berhubungan dengan peran Kita dan mempengaruhi keputusan Kita, maka harus ditolak. Hal kecil ini, bisa dimulai untuk menekan ego. Menekan kepentingan pribadi yang terus mengedepan.

Breakthrough atau Terobosan, jadi makanan sehari-hari

Anda pasti sepakat, ketika akan membeli barang, dipastikan cepat, tepat waktu, tepat jumlah dan dengan biaya yang sesuai anggaran. Aturan atau SOP dibuat agar Kita punya acuan. Punya pedoman. Apakah tidak ada jalan lain yang tetap sesuai aturan ? Harus Kita cari terus. Cari terobosan.

Sebagai gambaran sederhana adalah pembelian ayam potong untuk kebutuhan keluarga. Si ibu pembeli mendatangi penjual dan langsung bernegosiasi atau membandingkan dengan beberapa pedagang dalam satu pasar. Cari pembanding. Negosiasi. Deal alias serah terima. Coba dibayangkan ketika permintaan ayam potong untuk proyek catering besar. Butuh 1000 ekor ayam potong. Kebutuhan segitu per hari pula. Jika dipakai acuan awal tadi, apa bisa ? Bisa! Tapi, butuh berapa pasar dimasuki ? Berapa pedagang dihubungi ? Rumit dan lama, bukan ? Perlu breakthrough, terobosan. Misalnya, menghubungi distributor. Langsung kontak dengan rumah pemotongan hewan. Istilah kerennya, consolidated quantity. Bisa jadi proses awal sedikit rumit. Tapi, proses selanjutnya lebih sederhana. Harga sesuai anggaran. tepat waktu. Tepat jumlah.

Kompetensi atau expert, jadi tolok ukur

Bagaimana kompetensi di bidang pengadaan atau ahlinya pengadaan ? Jika ada yang tidak beres dalam fungsi pengadaan, banyak alasan yang dikemukakan. Saya bukan orang teknik. Saya tidak mengerti Keuangan. Dan masih banyak lagi. Tapi faktanya, saat ini Anda diamanahkan menjadi orang yang dipercaya pada fungsi pengadaan. Tidak bisa mengelak.

Contoh kasus bus transjakarta. Proses pengadaannya hampir dipastikan melibatkan spesifikasi yang lebih banyak teknis. Jika praktisi pengadaan bukan dari bidang teknis, maka ada cara mudah dengan membuka wawasan di sekelilingnya. Sebagai contoh : Bus Mayasari Bhakti, menggunakan chasis Hino atau Mercy dengan karoseri sendiri. Bus Nusantara, chasis Scania karoseri Adi Putro. Big Bird, chasis Mercy karoseri Restu Ibu, dll. Artinya banyak yang sudah ada di jalan. Performanya bagus. Mumpuni. Jadi ada contohnya. Bisa dipelajari. Bagaimana cara mengetahui chasis mesin ? Bagaimana tahu jenis karoseri ? Jika sudah ada yang pernah dibuat, maka secara teknis telah terdapat gambar tekniknya. Hal itu dapat dipelajari. Pakai mesin pencari. Telpon teman. Atau justru belajar dari calon vendor. Bahasa kerennya, RFI, request for information. Atau permintaan informasi kepada calon vendor. Sehingga jika fungsi pengguna/user mengarahkan ke produk tertentu bahkan impor, bisa Kita pertanyakan. Perbanyak tanya ‘kenapa’. Misal kenapa spesifikasi tidak ada di Indonesia ? Kenapa harus waktu delivery lebih pendek dari karoseri lokal ? Dari data pengadaan tersebut bisa banyak bercerita. Dengan contoh tersebut, seharusnya bus tidak perlu impor.

Setiap proses pengadaan adalah pelajaran. Sehingga sepatutnya dibuat buku, buku proyek. Menjadi warisan yang bisa dipelajari. Menjadi lesson learnt, pembelajaran. Bahkan bisa menjadi pijakan proses perbaikan selanjutnya.

Jika 3 resep jitu tersebut dipraktekkan secara berkesinambungan, maka ahli pengadaan yang berkarakter bukan suatu impian. Metoda pengadaan yang bermartabat juga bukan hal yang sulit diwujudkan.

Bagaimana jika ada hambatan utamanya dari tim internal dan juga eksternal (vendor/pemasok) ? Insya Allah akan diungkapkan dalam sesi berikutnya.

Ari Wijaya

Bagikan:

Leave a Reply

Your email address will not be published.